DMS

Dokumentenmanagement-System
für Microsoft SharePoint

DMS für SharePoint

Effiziente Arbeit mit Dokumenten über den gesamten Lebenszyklus hinweg

Sie möchten in Ihrem Unternehmen Arbeitsabläufe beschleunigen? Dokumente übersichtlich strukturieren und einfach wiederauffindbar machen? Automatisierte Dokumentenlenkung und revisionssichere Archivierung ermöglichen? Mit dem DMS von Halvotec erweitern Sie Ihren SharePoint zu einem vollwertigen Dokumentenmanagement-System.

Die Arbeit vieler Mitarbeiter in Unternehmen basiert auf Dokumenten und dokumentenbasierten Prozessen in Kombination mit Herausforderungen wie einer ständig steigenden Anzahl von Informationen, in welchen das Benötigte erst einmal gefunden werden muss, der zunehmenden Zusammenarbeit in dezentralen Teams, wachsender Mobilität, sowie Zeitmangel. Um diesen Herausforderungen entgegenzutreten und Arbeitsprozesse zu verbessern, werden immer mehr Tools in Unternehmen eingesetzt. Eine steigende Anzahl von Tools resultiert für Mitarbeiter jedoch häufig in immer mehr Medienbrüchen, die die Arbeit erschweren. Wenn Sie SharePoint bereits als ECM System (Enterprise Content Management System) in Ihrem Unternehmen einsetzten, fördern Sie bereits den Grundgedanken eines umfassenden digitalen Arbeitsplatzes ohne Medienbrüche. mehr Mit SharePoint bieten Sie Ihren Mitarbeitern eine zentrale Zugriffsplattform auf alle benötigten Informationen, damit diese ihre Arbeit noch effektiver erledigen können. Sogar die Grundfunktionen der Dokumentenverwaltung und kollaborativen Zusammenarbeit sind in den Standardfunktionen von SharePoint bereits enthalten. Warum also nicht das Bestehende nutzen und den SharePoint als ein vollwertiges Dokumentenmanagement-System einsetzen, mit welchem auch eine intensive dokumentenbasierte Arbeit vereinfacht und unterstützt werden kann? Hierzu muss man nur den Funktionsumfang des SharePoints erweitern, ohne den Mitarbeitern ein zusätzliches System aufzubürden. Aus diesem Grund haben wir das Halvotec DMS entwickelt. Das DMS erweitert die Funktionen von SharePoint und macht es zu einem vollwertigen Dokumentenmanagement-System.

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Elektronische Akten
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Prozess Dokumentenimport
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Eingabe M Metadaten im DMS Client Tool
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Dokumentenliste mit Vorschaufunktion
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Revisionssichere Archivierung
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Zentrale Konfiguration von Inhaltstypen

Funktionen

Umfangreiche Funktionen für eine strukturierte und intuitive Arbeit mit Dokumenten

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Dokumenten-Import

Neben den Standard Upload-Funktionen von Dateien oder der Drag & Drop Funktion im SharePoint, stehen im Halvotec DMS verschiedene weitere Importfunktionen für Dateien zur Verfügung. Je nach Arbeitsprozess eines Mitarbeiters können diese unterschiedlich Einsatz finden. Zum einen können Dateien automatisiert via regelbasierter Schnittstellen aus Drittsystemen in das DMS importiert werden. mehr Zum anderen können Dokumente mittels des zugehörigen DMS Client Tools in einer für den Mitarbeiter gewohnten Arbeitsweise erfasst werden. So können Dateien oder E-Mails im Client Tool per Drag & Drop abgelegt oder via einer simulierten Explorer-Struktur direkt aus anderen Programmen abgespeichert werden. Des Weiteren können aus dem System heraus Barcodes mit Metadaten erstellt werden, die es ermöglichen gescannte Papierdokumente schnell und automatisiert abzulegen. Natürlich können in das DMS auch umfassende Scanlösungen integriert werden.

Clienttool

Mitarbeiter, die tagtäglich mit einer großen Anzahl von Dokumenten arbeiten, benötigen zusätzliche Hilfsmittel, die Sie unterstützen Prozesse zu beschleunigen und es ihnen ermöglichen, sich in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung zu bewegen. Das DMS Client Tool, ist eine kleine Client-basierte Applikation, die Ihren Mitarbeitern für das DMS zusätzliche Produktivitätswerkzeuge, wie Massenuploads und Massen-Verschlagwortungen ermöglicht. mehr Über das Tool können Sie eine große Anzahl von Dateien per Drag & Drop zur Speicherung im DMS ablegen. Mittels der übersichtlichen Oberfläche können Sie diese Dateien schnell mit Metadaten versehen – für alle Dateien die gleichen Metadaten, teilweise unterschiedliche Metadaten oder für alle Dateien einzelne Metadaten. Die Eigenschaften können dabei je Inhaltstyp einer Datei unterschiedlich vergeben und dabei auch Daten aus Drittsystemen, wie dem ERP herangezogen werden. Nach vollständiger Verschlagwortung werden die Dateien automatisch an die richtige Stelle im DMS abgelegt. Weitere Produktivitätswerkzeuge im Client Tool sind umfassende Suchfunktionen, Dokumentendownloads und -replacements sowie die Erstellung von Barcodes anhand von vorher eingegebener Metadaten. Barcodes können als Bilddatei gespeichert und in andere Dokumente eingefügt oder mittels Barcodedrucker ausgedruckt werden. Im Hintergrund erzeugt das Client Tool Explorer-artige Ablageordner, in die Benutzer Dateien in gewohnter Art und Weise abspeichern können. Das System kümmert sich darum die Dateien in das SharePoint DMS zu schieben oder vorab die Vergabe von Metadaten abzufragen.

Klassische SharePoint Standard Funktionen

SharePoint bietet im Standard eine große Anzahl an klassischen Funktionen zur Arbeit mit Dokumenten, die auch im DMS genutzt werden können. Dies sind Funktionen wie Check-In/Out, Versionierung inkl. Versions- und Änderungshistorie, Arbeit mit Haupt-(öffentlich) und Nebenversionen (nur Bearbeiter), paralleler Zugriff und Bearbeitung von Dokumenten oder abonnierbare Benachrichtigungen bei Änderungen. mehr  Aufgrund der technologischen Microsoft Basis garantiert das extrem starke Zusammenspiel mit Microsoft Office Produkten zahlreiche Funktionen, die dem Benutzer mehr Ergonomie und schnelles, effizientes Arbeiten ermöglichen.

Suchfunktion inkl. Volltextsuche

Dateien, die in das DMS importiert werden, werden sofort von der SharePoint Suche mit Volltext (Office und PDF Dateien) indiziert. Mittels der extrem starken Suchfunktion können Dokumente an unterschiedlichsten Stellen im DMS oder Archiv abgelegt, jedoch zentral dynamisch von der Suche in unterschiedlichem Kontext wieder abgerufen werden. Das System bietet dem Benutzer anwenderfreundliche Suchfunktionen sowohl mittels unstrukturierter Suche anhand von Schlagworten, mehr als auch eine strukturierte Suche mittels Attributen (Metadaten = Eigenschaften von Dokumenten), welche den Dokumenten von Benutzern oder automatisiert auf Basis von Regeln beispielsweise aus einem angebundenen ERP System zugewiesen wurden. So kann der Benutzer beispielsweise nach einer bestimmten Debitorennummer suchen und erhält alle Dokumente, die mit diesem verbunden sind.

Digitale Freigaben und Workflows

In der Unternehmenswelt kommt kein Arbeitsschritt ohne Prozess aus. Im DMS können Sie verschiedene elektronische Workflows einsetzen, die Ihre Prozesse mit Dokumenten verbessern. Dabei können Sie SharePoint Workflows nutzen, eigens programmierte Workflows einsetzen oder Business Process Lösungen integrieren, die die Abbildung komplexer Workflows und Formulare über das DMS hinaus ermöglichen. mehr Nutzen Sie Workflows im DMS um Freigaben zu erhalten, Kollegen zu informieren, sich Wiedervorlagen zu setzen oder komplexe fachliche Anforderungen abzubilden. Workflows können Sie dabei entweder automatisiert oder manuell starten. Eine automatisierte Dubletten-Prüfung im System verhindert die Mehrfachablage von Dokumenten.

Dokumenten-Anzeige

Mit der integrierten Dokumenten Vorschaufunktion (für Office Dokumente und PDFs) können Nutzer, ohne das Dokument öffnen zu müssen, einen Blick auf ein Dokument werfen und somit schnell prüfen, ob es sich um das gesuchte Dokument handelt. In der Vorschaufunktion können Dokumente sogar durchgeblättert werden, ohne diese zu öffnen. mehr Zudem können Office Dokumente in den Office Web Apps im Browser geöffnet und (sofern erlaubt) mit eingeschränkten Funktionen bearbeitet werden – eine Installation von MS Office auf dem Gerät, mit dem man das DMS nutzt, ist damit nicht zwingend notwendig. Somit können Dokumente beispielsweise auch auf mobilen Devices schnell eingesehen werden (sofern eine Zugriffsberechtigung hierfür besteht).

Elektronische Akten

Elektronische Akten aggregieren Dokumente anhand ihrer Metadaten von unterschiedlichen Ablageorten zu zusammengefassten Aktenansichten. Mit dem DMS erhalten Sie eine umfassende Aktenfunktion, mit der Sie alle für Sie relevanten Daten zu einer bestimmten Kategorie, wie zum Beispiel E-Mails, PDFs oder Worddokumente zu einem Kunden, schnell im Blick haben. Das System ermöglicht Ihnen den Aufbau unternehmens-individueller Aktenmodelle sowie den Aufbau verschiedener Aktenansichten für Abteilungen. mehr Metadaten, die für den Aufbau oder die Informationsdarstellung in den Akten dienen, können dabei sowohl manuell eingegeben, als auch aus Drittsystemen, wie dem ERP System, herangezogen werden. Zudem bietet das System viele benutzerfreundliche Funktionen, die dem Benutzer die Arbeit in den elektronischen Akten erleichtern. Beispielsweise ist im DMS direkt ersichtlich, ob ein Dokument noch in anderen Akten liegt. Der Nutzer kann damit direkt in eine andere Akte springen. Zudem können im DMS auch ad-hoc Vorgangsakten gebildet werden, um Dokumente in der laufenden Arbeit zusammenzufassen und eine Zugehörigkeit von Dokumenten zu anderen Dokumenten darzustellen.

Revisionssichere Archivierung und Zugriffsschutz

Die Funktion der revisionssicheren Archivierung im DMS ermöglicht es Ihnen, Dokumente in Ihrem Storagesystem rechtssicher abzulegen. Damit gewähren Sie archivierten Dokumenten Schutz vor Veränderung oder Verfälschung. Zudem können im DMS dokumententyp-basierte Aufbewahrungsrichtlinien hinterlegt werden, die vom System überwacht werden. Bei Bedarf können Dokumente sogar in langzeitstabile Formate umgewandelt werden. mehr Das DMS kümmert sich selbstständig auf Basis Ihrer erstellten Regeln darum, Daten aus der SharePoint Datenbank zu nehmen und revisionssicher in Ihrem Archiv zu speichern. Es hält Aufbewahrungsfristen automatisiert ein und sichert damit Dokumente vor vorzeitiger Löschung. Natürlich können Dokumente auch manuell vom Benutzer in das Archiv verschoben werden. Archivierte Dokumente können nach wie vor über die SharePoint Suche oder die Aktenstruktur wieder aufgerufen werden. Für den Benutzer ändert sich in seiner Arbeit mit Dokumenten dabei nichts. Die rechtskonforme Archivierung des Systems wird kontinuierlich zertifiziert. Für das DMS stehen zahlreiche Schnittstellen zu führenden Storage Systemen (wie Filelock, NetApp, IBM TSM, etc.) zur Verfügung. Mit Hilfe des Rechte – und Rollensystems, welches auf dem SharePoint Rechtesystem basiert, können Sie übergreifend klar definieren, welche Mitarbeiter worauf Zugriff erhalten. Diese Zugriffssteuerung wird auch auf alle Daten im Archiv angewandt. Somit sehen Ihre Mitarbeiter nur die für sie relevanten Dokumente und haben einen klaren Überblick.

Zentrale Konfiguration

Damit Administratoren nicht viel Zeit in die Verwaltung des Dokumentenmanagement-Systems stecken müssen, ist im DMS ein umfassendes Konfigurationstool integriert. Es hilft Ihnen Strukturen an zentraler Stelle zu verwalten und den Überblick über Ihr DMS zu bewahren. Ohne großen Aufwand können Sie über das DMS Konfigurationstool Ihre DMS Settings einfach verwalten, egal ob für eine Seite oder übergreifend über alle Website-Collections. Mehr An zentraler Stelle pflegen Sie Inhaltstypen und deren Felder und legen neue Listen oder Webseiten an. Aufgebaute Inhaltstypen können Administratoren exportieren und wieder importieren. Dies erleichtert die Übernahme von Daten in Testsysteme oder die Sicherung von Informationen. Ein beinhaltetes Monitoring überprüft automatisch Ihr DMS, ob Änderungen in Inhaltstyp basierten Listen vorhanden sind. Auf Wunsch können Sie Änderungen unkompliziert über die zentrale Konfiguration für alle Listen übernehmen oder bewusst Ausnahmen schaffen, wodurch der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert wird.

Schnittstellen und Connectoren

Dokumente werden an unterschiedlichen Stellen im Unternehmen erzeugt – nicht nur im SharePoint DMS. Mit den umfassenden Schnittstellen-Möglichkeiten können Dokumente auch aus Drittsystemen oder anderen Ablageorten einfach in das DMS importiert werden. Zusätzlich ermöglicht die zur Verfügung stehende große Anzahl fertiger Connectoren für verschiedene Systeme, wie SAP, NAV und andere, Stammdaten aus Drittsystemen im DMS zu nutzen. mehr Diese Daten können zur Metadatenvergabe auf Dateien und daraus resultierender umfassender Suchmöglichkeiten genutzt werden. Zudem können Dokumente, die im DMS liegen, mittels der Connectoren in den Drittsystemen verfügbar gemacht oder zur Gestaltung applikations-übergreifender Prozesse genutzt werden.

Usability und Technologie

Basis des DMS sind neueste Technologien, die eine moderne und zukunftsorientierte Arbeitsweise ermöglichen. Web-Technologien ermöglichen den Benutzern einen standortunabhängigen Zugriff auf die Dateien sowie den Einsatz unterschiedlicher Endgeräte. Benutzer können in gewohnter Arbeitsweise ohne Medienbrüche in ihrer zentralen SharePoint Umgebung arbeiten und zusätzliche Produktivitätstools oder spezifische Ansichten, wie „meine zuletzt bearbeiteten Dokumente“, nutzen. mehr Darüber hinaus ermöglicht der flexible Aufbau des DMS auch bereits bestehende Seiten in Ihrem SharePoint, wie Teamseiten oder andere Dokumentenlisten, in das DMS einzubinden.

Informieren Sie sich jetzt über die zahlreichen Vorteile

des Halvotec Dokumentenmanagement-Systems für Microsoft SharePoint

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Vorteile

Erleichtern Sie Ihre tägliche Arbeit mit Dokumenten

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Zentrale Dokumentenverwaltung

für einen klaren Überblick

Stellen Sie Ihren Mitarbeitern zentral alle Dokumente, im SharePoint DMS zur Verfügung. Erleichtern Sie ihnen somit den Zugriff auf die tägliche Arbeit mit Dokumenten.

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Papierloses Archiv

verringert Aufbewahrungskosten

Mit dem DMS von Halvotec können Sie Ihre papiergeführten Akten durch ein digitales Dokumentenmanagement-System ersetzen und somit viel Platz und damit Aufbewahrungskosten sparen.

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Schnelles Auffinden von Inhalten

steigert Effizienz

Durch die intuitiven, benutzerfreundlichen Suchfunktionen und Aktenansichten kann blitzschnell auf benötigte Dateien im System zugegriffen werden. Auch Dateien aus dem Archiv sind nahtlos in die Suche und das System integriert.

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Zertifizierte revisionssichere Archivierung

erhöht Datensicherheit

Mithilfe der revisionssicheren Archivierung legen Sie Dateien rechtskonform und regelbasiert in Ihrem Storage System ab.

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Integration von Metadaten aus Drittsystemen

geben noch mehr Informationen

Über das Einbinden von Daten von Drittsystemen, wie beispielsweise aus Ihrem ERP, können zusätzliche Informationen an Dokumente angehängt werden.

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Standortunabhängiger Zugriff

erleichtert flexibles Arbeiten

Das Halvotec DMS basiert auf modernsten Technologien. Die Nutzung erfolgt über einen gängigen Browser und ermöglicht so einen Geräte- und standortunabhängigen Zugriff.

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Manuelle und automatisierte Workflows

für beschleunigte Arbeitsprozesse

Von schnellen Informationsprozessen bis hin zur Einbindung von Management-Workflows, wie beispielsweise das Einstellen von Freigaben, ist alles möglich, um Ihre Arbeitsprozesse zu beschleunigen und transparenter zu gestallten.

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Zentrale Konfiguration

vereinfacht die Verwaltung

Das DMS Konfigurationstool erleichtert Administratoren die Arbeit und schafft zahlreiche Prozessvereinfachungen.

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Massenupload

steigert Produktivität

Ihre Mitarbeiter haben durch das Client Tool und der damit verbundenen Funktion, mehrere Dokumente gleichzeitig hochzuladen und zu verschlagworten, deutlich mehr Zeit für die Arbeit mit den Dokumenten.

Mehr Informationen finden Sie gebündelt

in unserer Dokumentenmanagement-System Broschüre.

Haben Sie Fragen zum DMS oder benötigen noch weitere Informationen?Ich freue mich auf Ihren Anruf und berate Sie gerne über ihre individuellen Möglichkeiten mit dem Halvotec DMS.

Sandra Krause

Marketing

T +49 (0)8031 2979-24

F +49 (0)8031 2979-29

E sandra.krause@halvotec.de

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Halvotec als Partner

Halvotec ist seit mehr als 15 Jahren zertifizierter Microsoft Partner. Wir lassen uns jährlich prüfen, um unseren Kunden höchste Qualität garantieren zu können. Mit Halvotec gewinnen Sie einen Partner, der verantwortungsbewusst und zuverlässig arbeitet und Sie mit Innovationen und Kundenorientierung überzeugen möchte.

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Customizing

Bei Bedarf passen wir unsere Lösungen an Ihre Anforderungen an.

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Beratung

Vor, während und nach der Implementierung sind wir für Sie da

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Entwicklung

Gerne entwickeln wir für Sie auch angepasste Features