SharePoint Dokumentenmanagement-System:

Warum ein DMS auf SharePoint - Basis viele Vorteile bietet

.

Vom steigenden Wettbewerbsdruck getrieben, versuchen Unternehmen zunehmend unproduktive Tätigkeiten oder ineffiziente Abläufe zu reduzieren. Ein Dokumentenmanagement-System soll hier Abhilfe schaffen und sowohl bei der Verwaltung der wachsenden Dokumenten- und Informationsflut unterstützen als auch die Geschäftsprozesse optimieren. Die Nachfrage nach solchen Systemen ist daher ungebrochen, wovon die zahlreichen DMS-Anbieter profitieren. Das Angebot ist vielseitig, eindeutige Marktführer gibt es im DMS-Segment aber nicht. Sich im Dschungel der angebotenen Lösungen zurechtzufinden ist nicht einfach. Wichtig ist es an dieser Stelle, eine ganzheitliche Lösung zu wählen, die den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments abbildet, d.h. von der Erstellung, über die Verwaltung und Bereitstellung bis hin zur Archivierung und Finden von Inhalten. Ein Dokumentenmanagement-System auf Basis von Microsoft SharePoint bildet genau diesen Lebenszyklus ab.

lebenszyklus-dokumente__549x382_439x305.jpg

Microsoft SharePoint ist als zentrale Kommunikationsplattform oder Intranet weit verbreitet. Der große Vorteil eines SharePoint mit seinen grundlegenden Funktionen zur Dokumentenverwaltung besteht darin, dass sich dieser individuell an die Anforderungen von Unternehmen anpasst. Zudem lässt sich der Funktionsumfang beliebig erweitern. Unternehmen, die SharePoint bereits einsetzen, bieten sich so attraktive Möglichkeiten, diesen zu einem vollwertigen Dokumentenmanagement-System auszubauen.

SharePoint Oberflächen im Standard wenig beutzerfreundlich

SharePoint ist in vielen Unternehmen bereits implementiert - tatsächlich nutzt ihn aber nur ein Bruchteil der Mitarbeiter. Woran liegt das? In erster Linie kritisieren Anwender die Benutzerfreundlichkeit und die wenig intuitive Bedienung von SharePoint - und das obwohl sich laut einer Anwenderstudie etwa 90% mit der SharePoint - Technologie für die Zukunft grundsätzlich gut gerüstet fühlen. Demzufolge bedarf es Lösungen, die zwar den SharePoint als technologische Basis nutzen, dessen Defizite allerdings behebt.

Aufbauend auf der SharePoint Grundlage erweitert DocuWheel, als SharePoint - basiertes Dokumentenmanagement-System, den Funktionsumfang und schafft somit ein Tool zur effizienten Arbeit mit Dokumenten. Dadurch ist es nicht nötig, ein weiteres System einzuführen und die Mitarbeiter können weiterhin in ihrer gewohnten Umgebung arbeiten. Auch für die IT-Abteilung ändert sich in der Administration nichts.

Ein SharePoint DMS bietet Vorteile, die weit über die reine Verwaltung von Dokumenten hinausgehen. Mit DocuWheel wird schließlich nicht nur die Zusammenarbeit von Mitarbeitern in virtuellen Team- und Projekträumen unterstützt, auch der orts- und zeitunabhängige Zugriff auf Dokumente ist möglich. Zudem können Daten aus Drittsystemen, die bereits im Unternehmen eingesetzt werden, über Schnittstellen an das DMS angebunden werden. Dadurch integriert sich das SharePoint Dokumentenmanagement-System in die bestehende Infrastruktur eines Unternehmens. Auch Geschäftsabläufe, wie etwa Genehmigungs- und Freigabeprozesse können digital mittels SharePoint Workflows oder der Integration von Business Process Management Lösungen (BPM) abgebildet werden. Dadurch werden Abläufe transparent und die Durchlaufzeiten aufgrund kurzer Liege- und Bearbeitungszeiten verringert.

Microsoft SharePoint kann mit seinen begrenzten Standardfunktionen einem vollwertigen DMS nicht das Wasser reichen. Wird jedoch die bestehende Software genutzt und um die erforderlichen Funktionen erweitert, entsteht eine effiziente und bedienungsfreundliche Dokumentenmanagement-Lösung, die Mitarbeiter gerne nutzen - ohne, dass ein weiteres System implementiert werden muss. Dadurch können Unternehmen schließlich die angestrebten Prozessoptimierungen und Effizienzsteigerungen erreichen.

Sie haben SharePoint im Eisatz oder planen diesen einzuführen und möchten mehr über die Erweiterung zu einem vollwertigen DMS erfahren?

Zu DocuWheel

ansprechpartner-cta__72x83.png

Mehr Informationen zu Halvotec finden Sie hier

mehr Informationen

Sie haben Fragen? Melden Sie sich bei mir.

Sandra Krause

Marketing

T +49 (0)8031 2979-24

F +49 (0)8031 2979-29

E sandra.krause@halvotec.de