Die Vorteile der digitalen Dokumentenablage

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Die Digitalisierung in Deutschland schreitet voran - zumindest im privaten Bereich. Alles wird "smart" - das Auto, das Handy und sogar Haushaltsgeräte.

Beim Blick in deutsche Unternehmen wird deutlich, dass diese Fortschrittlichkeit hier noch nicht vollständig angekommen ist. Papierdokumente und unhandliche Ordner sind noch immer fester Bestandteil im Arbeitsalltag vieler Mitarbeiter. Wie die IDG Research in einer Studie herausfand, sitzen 4 von 5 Mitarbeiter nach eigener Einschätzung noch immer nicht an einem Arbeitsplatz der Zukunft.

 

"80% der Mitarbeiter sitzen nach eigener Einschätzung noch nicht an einem modernen, digitalen Arbeitsplatz der Zukunft"
Studie IDG, Studie: Arbeitsplatz der Zukunft 2017

Einige Unternehmen haben jedoch die Wichtigkeit des digitalen Arbeitsplatzes erkannt und schaffen bereits Möglichkeiten für mobiles Arbeiten und einen zentralen Zugriff auf Dokumente. Denn mit papierbasierten Dokumenten und sperrigen Ordnern kommt man bei einem Digital Workplace nicht weit. Daher müssen alle Geschäftsdokumente zunächst in ein elektronisches Format überführt und auf einer zentralen Plattform abgespeichert werden. Durch den schnellen Zugriff auf Dokumente werden schließlich Arbeitsprozesse enorm beschleunigt.

Intelligente Importmöglichkeiten für Dokumente

Das Dokumentenmanagement-System "DocuWheel" auf Basis von Microsoft SharePoint macht die Umstellung auf eine digitale Dokumentenablage einfach. Dokumente, die auf dezentralen Servern abgelegt sind, können einfach per Drag & Drop automatisiert und mit den relevanten Informationen versehen in das DMS hochgeladen werden. So können Mitarbeiter gleichzeitig mit und an einem Dokument arbeiten. Nach dem Upload können Dokumente bequem elektronischen Akten hinzugefügt werden - dadurch werden Papierarchive überflüssig.

Darüber hinaus unterstützt DocuWheel unterschiedliche Nutzungsstufen bei Scanprozessen. Hier sind verschiedene Einsatzszenarien möglich: Von der OCR-Volltexterkennung bei gescannten Dokumenten, über die Nutzung von Barcodes bis hin zur optionalen Formularerkennung mit automatischer Zuweisung von Metadaten zur Dokumenten-Klassifizierung.

Häufig enthalten auch E-Mails wertvolle Informationen, die ebenso für andere Mitarbeiter interessant sind. Mit DocuWheel ist es möglich, Mails aus dem Outlook Postfach zu verwalten. Wichtige Anhänge können bequem zentral abgespeichert oder im Gegenzug können wichtige Dokumente aus dem DMS per Mail versendet werden.

Außerdem sind digitale Dokumente vor Veränderung oder Löschung geschützt. Das elektronische Archiv bewahrt digitalisierte Geschäftsdokumente sicher und gesetzeskonform auf. 

Über die leistungsstarke Suchfunktion können schließlich alle Dokumente, auch bereits archivierte, ohne großen Afuwand schnell gefunden werden.

Aber nicht nur die eigenen Mitarbeiter profitieren von einer zentralen Zugriffsplattform - die digitale Ablage erleichtert auch die Zusammenarbeit mit Externen. So können Dateipakete individuell geschnürt und beispielsweise dem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer komfortabel zur Ansicht zur Verfügung gestellt werden.

6 gute Gründe, sich jetzt vom Papier zu verabschieden:

  • Kosten- und Zeiteinsparungen bei der Verwaltung von Dokumenten
  • Effiziente Arbeitsabläufe durch schnell auffindbare Informationen
  • Schutz vor Dokumentenverlust  oder - Verfälschung durch digitale Archivierung
  • Erfüllung der Anforderungen an einen digitalen Arbeitsplatz
  • Verbesserte Zusammenarbeit der Mitarbeiter z.B. in Projekten
  • Bündelung fallbezogener Dokumente zu digitalen AKten 
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