Die neue digitale Reha Akte

Die Arbeit mit Akten verbessern, Abläufe beschleunigen und wertvolle Zeit sparen

In sozialen Einrichtungen ist die Arbeit mit Menschen auch immer mit großen Mengen an Dokumenten und Informationen verbunden. Die gesammelten Daten aus Zeugnissen, Gutachten oder dem Schriftverkehr etc. müssen aufbewahrt werden, wodurch Papierakten schnell sehr umfangreich und unübersichtlich werden. Zudem entsteht ein großer Aufwand in der Lagerung und Verwaltung dieser Akten. 

Um die Dokumentenflut zu bewältigen, bedarf es einer digitalen und effizienten Lösung: Die neue digitale Reha Akte erleichtert Ihnen die tägliche Arbeit mit Teilnehmer-, Maßnahme- und Kostenträgerakten erheblich. Anstatt die Akten in Papierform abzulegen, werden die Unterlagen digitalisiert und zentral abgespeichert. Dies geschieht mittels Daten aus RIOS und einem cleveren Scanprozess. Die zentrale Speicherung von Dokumenten auf einer Zugriffsplattform minimiert nicht nur den Suchaufwand nach Daten, ebenso können Informationen von allen Mitarbeitern -sofern diese zugriffsberechtigt sind - jederzeit eingesehen werden. Selbst der zeitgleiche Zugriff auf eine Akte oder die parallele Arbeit an einem Dokument ist möglich.

Bereits seit vielen Jahren ist unsere Reha Akte in zahlreichen Einrichtungen erfolgreich zur Unterstützung bei der täglichen Verwaltung aller Akten im Einsatz. Nun wurde die Reha Akte komplett überarbeitet und als Modul in unser Dokumentenmanagement-System "DocuWheel" integriert. Mit Microsoft SharePoint und DocuWheel hat die Reha Akte eine moderne technische Grundlage erhalten. Viele Häuser setzen SharePoint bereits als Intranet oder Tool zur Zusammenarbeit ein. Hier setzt DocuWheel an und erweitert SharePoint um innovative Funktionen. Einrichtungen können dabei die digitale Reha Akte zu einem vollumfassenden Dokumentenmanagment-Sytem über alle Abteilungen hinweg ausbauen.

Neben der technischen Modernisierung wurden in der Reha Akte weitere Neuerungen umgesetzt, wie die neue bedienungsfreundliche Weboberfläche und das Outlook Modul zur Verwaltung von E-Mails. Außerdem ist die Reha Akte um das revisionssichere und zertifizierte Archiv erweiterbar. Nachfolgend geben wir Ihnen einen kurzen Überblick über die neuen Funktionen, die Ihnen die Arbeit mit den verschiedensten Aktenarten enorm erleichtern. 

Intuitive Weboberfläche

Die neue intuitive Weboberfläche ermöglicht eine benutzerfreundliche Anwendung und verbessert die tägliche Arbeit mit den digitalen Akten enorm. Dadurch werden Abläufe schneller und die gesamte Produktivität gesteigert. Auch die Suche nach bestimmten Akten gelingt mit der digitalen Reha Akte viel effizienter. Importierte Daten können dank der leistungsstarken Suchfunktion schnell gefunden und abgerufen werden. Der Ergebnisbereich listet schließlich alle relevanten Dokumente übersichtlich auf, wodurch der Einstieg in die Akten leichter möglich ist. Ebenso stellt die integrierte Vorschau-Funktion die Eigenschaften eines Dokuments dar und bietet zudem die Möglichkeit, einen Blick in die Datei zu werfen, ohne diese zu öffnen. Bei Bedarf können Office-Dokumente sogar direkt in der Browser-Anwendung geöffnet und bearbeitet werden, ohne das jeweilige Office-Programm installieren zu müssen.

 

geoeffnete-teilnehmerakte_oeffnungsoptionen__2000x540_1000x270.JPG
Dateien können in der Desktop- oder in der Browser-Anwendung geöffnet und bearbeitet werden.

Revisionssichere Archivierung
Mit der neuen digitalen Reha Akte ist die gesetzeskonforme Speicherung von Dokumenten oder Akten schnell und bequem möglich. Durch das zertifizierte und revisionssichere Archivsystem können wichtige Dokumente und Akten rechtssicher abgelegt werden - bei Bedarf ist ebenso eine Langzeitspeicherung in Disk-Storage Lösungen wie NetApp, IBM, EMX usw. möglich. Dadurch wird die Datenhaltung in SharePoint verschlankt sowie Aufbewahrungsfristen- und -vorschriften automatisiert eingehalten. Archivierte Akten sind dennoch weiterhin über die Suchfunktion auffindbar. Der Mitarbeiterzugriff auf Akten kann durch die Vergabe von Berechtigungen gesteuert werden, wodurch selbst der Datenschutz für sensible Dokumente gewährleistet wird. 

 

Bequeme E-Mail-Verwaltung
Die neue Outlook Integration erleichtert das Ablegen und Versenden von E-Mails und Mail-Anhängen aus dem Outlook-Postfach enorm. Empfangene Nachrichten können mit der neuen Reha Akte schnell und unkompliziert in das DMS importiert werden und stehen damit auch für andere Mitarbeiter zur Verfügung. Über die Suche sind die Uploads schnell wieder auffindbar und können bei Bedarf ebenfalls archiviert werden. Zudem lassen sich auch Dokumente aus DocuWheel bequem per Mail verschicken. Durch die digitale Speicherung verbessert sich sowohl die Verfügbarkeit als auch die Transparenz von Informationen aus dem E-Mail-Postfach.

Mit dem Einsatz der digitalen Reha Akte gelingt Ihnen die tägliche Arbeit nun viel effizienter, da Sie das Dokumentenmanagement ganz der digitalen Reha-Akte überlassen können. So werden etwa bei der digitalen Ablage die importierten Reha-Dokumente automatisch mittels Daten aus RIOS verschlagwortet. Gleichzeitig stehen Ihnen die Daten aus der Reha Akte auch in RIOS zur Verfügung. Die Arbeit in nur einem System minimiert folglich den gesamten Aufwand für die Pflege und Verwaltung von Akten erheblich.

dokumente-aus-der-reha-akte-per-mail-anhang-versenden__2000x1279_800x400.png
Dokumente aus der Reha-Akte per Mail-Anhang versenden
ansprechpartner-cta__72x83.png

Mehr Informationen zu Halvotec finden Sie hier

mehr Informationen

Sie haben Fragen? Melden Sie sich bei mir.

Sandra Krause

Marketing

T +49 (0)8031 2979-24

F +49 (0)8031 2979-29

E sandra.krause@halvotec.de