RIOS - Integrierte CRM Funktionalitäten

- mit der erweiterten Kontaktverwaltung

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Gestalten Sie Ihre alltäglichen Arbeitsprozesse einfacher und effizienter!

Welche Firmen stellen unseren Rehabilitanden Praktikumsplätze zur Verfügung? Welcher Kollege war zuletzt mit dieser Firma in Kontakt und was wurde besprochen? An welche Ansprechpartner sollte beim Versand der Weihnachtskarten gedacht werden?

 

Künftig können Sie die Antworten zu diesen Fragen schnell und einfach mit der neuen Kontaktverwaltung von RIOS erfassen und bearbeiten. Das Halvotec-RIOS-Entwicklungsteam hat sich ausführlich mit dem Thema der Kontaktverwaltung beschäftigt und eine Lösung gefunden, welche die Bedürfnisse der beruflichen Bildung und Rehabilitation durch individuell angepasste Features ideal abdeckt.

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Die praktischen Features

Aktivitäten-Verwaltung

Das Feature „Aktivitäten-Verwaltung“ ermöglicht es Ihnen spontane Interaktionen schnell und einfach zu dokumentieren.


Beispiel

Sie möchten mit Herrn Krämer, dem Praktikumsbetreuer Ihres Teilnehmers Heiko Heuberg über die Leistungen von Herrn Heuberg im Praktikum und seine späteren Übernahmeaussichten sprechen. 

Direkt auf der Startseite des Kontaktblatts von Herrn Krämer bekommen Sie eine kurze Übersicht der letzten Interaktionen mit Herrn Krämer und sehen so, dass letzte Woche bereits eine Kollegin mit ihm telefoniert hat oder können kurz nachschlagen, was Sie beim letzten Mal mit ihm besprochen haben.

Um Ihr eigenes Telefonat zu dokumentieren, klicken Sie einfach auf den Button „Telefonat“. Nun können Sie die Inhalte des Gesprächs direkt dokumentieren.

Doch halt – in dem Gespräch ging es um Herrn Heuberg. Deshalb sollte es auch in der Verlaufsdokumentation von Herrn Heuberg erscheinen. Kein Problem: Tragen Sie Herrn Heuberg einfach bei dem Gespräch mit ein. Damit klar ist, dass Herr Heuberg nicht direkt an dem Gespräch beteiligt war, können Sie den Eintrag mit „Bezug auf“ kennzeichnen.

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Anlegen eines Telefonats

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Aktivitäten-Schnellerfassung

Noch schneller geht es mit dem neuen Feature „Schnellerfassung“.

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Schnellerfassung

Sie geben einfach den Namen des Kontakts in das Schnellerfassungsformular ein und RIOS zeigt Ihnen alle relevanten Informationen auf einen Blick.

Das Besondere

Sie können aus einer Aktivität direkt eine weitere Aktivität machen. Bleiben wir bei unserem Beispiel von oben. Sie haben das Telefonat mit Herrn Krämer in RIOS hinterlegt.

Nun möchten Sie Herrn Krämer noch eine Zusammenfassung der Stichpunkte senden.

Dann können Sie Ihre Telefonnotizen direkt in eine Mail umwandeln, bearbeiten und an Herrn Krämer senden. In RIOS sind sowohl Ihre Telefonnotizen als auch die Mail hinterlegt.

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Aktionen

Die Aktionen-Verwaltung unterstützt Sie bei der schnellen Planung und Durchführung von Aktionen, die meist viele Empfänger haben.

Beispiel


Steht nun der Versand der Weihnachtskarten an, können Sie sich einfach über die entsprechende Aktion „Weihnachtskarten“ eine Liste der Empfänger als Basis für Ihren Versand ausgeben lassen und für alle Empfänger einen Vermerk hinterlegen, dass sie eine Weihnachtskarte erhalten haben.

So haben Sie immer im Überblick, wer bisher bei einer solchen Aktion berücksichtigt wurde und wer in Zukunft berücksichtigt werden soll.

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Datenblatt eines Kontakts mit den letzten Aktivitäten und Aktionen

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Integrierte Freigabeprozesse

Mit den integrierten Freigabeprozessen können Sie Ihre Datenqualität erhöhen. Das Besondere daran ist die Flexibilität bleibt erhalten. Jeder Mitarbeiter kann Daten einpflegen und sofort verwenden, aber diese werden durch eine integrierte Freigabeins

Beispiel

Mitarbeiter Y hat Informationen über eine neue Praktikumsfirma erhalten, die pflegt er in RIOS ein und kann sie auch sofort seinem Teilnehmer zuordnen. Der Abteilungsleiter sucht nach Kontakten, die noch nicht freigegeben sind. Nun bemerkt er zwei Einträge mit dem Namen Halvotec.

Er vergleicht beide Einträge, ergänzt gegeben falls fehlende Informationen und korrigiert diese auf ihre Richtigkeit. Nachdem die eine Firma nun vollständig und richtig ist, gibt er diese frei indem er den „Freigeben“ Button auf der Kontaktseite der entsprechenden Firma klickt. Die andere wird gelöscht.

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Mehr Informationen im Webinar

Seit Anfang des Jahres ist die erweiterte Kontaktverwaltung schon in einigen Einrichtungen der beruflichen Bildung und Rehabilitation im Einsatz und unterstützt diese, die alltäglichen Arbeitsprozesse, einfacher und effizienter zu gestaltet.

Mehr Informationen und Einblicke in die neue Kontaktverwaltung erhalten Sie in unserem Webinar am 18. Oktober 2016.

Hier gehts zur Anmeldung:
www.halvotec.de/aktuelles/webinar-erweiterte-kontaktverwaltung

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Sandra Krause

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