Zusammenfassung

Unternehmen: BBW Waldwinkel in Aschau am Inn ca. 220 Mitarbeiter

Das BBW Waldwinkel in Anschau nutzte ursprünglich eine eigene Softwarelösung für die Verwaltung Ihrer Einrichtung. Bald stieß diese jedoch an Ihre Grenzen und eine professionelle Softwarelösung, die die branchenspezifischen Prozesse beruflicher Bildung effizient und zielgerichtet unterstützt, mit einer besseren Dokumentation, den gängigen Schnittstellen (wie bspw. eM@w), individuellen Reportingmöglichkeiten sowie einer besseren Verwaltung der Stammdaten, Maßnahmen und des Internats wurde gesucht.

Eine passende Lösung zu finden gestaltete sich anfangs schwer - die Einführung eines anderen Systems scheiterte sogar bereits nach kurzer Zeit - bis das BBW auf RIOS stieß.

"Von Haus aus konnte es nahezu alles, was wir gesucht haben auch abbilden“ so Herr Brugger, Leiter der IT im BBW Waldwinkel.

Die Entscheidung fiel demnach schnell auf RIOS und bereits 5 Monate nach dem ersten Workshop zur Klärung der individuellen Anforderungen wurde das System im Unternehmen in den Produktivbetrieb übernommen.

Die Umstellung verlief ohne Probleme.

Die Mitarbeiter haben das System aufgrund der unkomplizierten Nutzeroberfläche schnell angenommen. Die Zusammenarbeit mit Halvotec war unkompliziert und durchweg positiv: die Mitarbeiter waren immer erreichbar, Anforderungen wurden schnell erfüllt, die Qualität der Arbeit war tadellos.

Das gesamte Projekt verlief sehr gut und RIOS hält, auch im Nachhinein beurteilt, alle Versprechungen und wird allen Anforderungen gerecht.

Herr Brugger vom BBW Waldwinkel empfiehlt das System ohne Einschränkung gerne weiter.

Ausführlicher Referenz-Bericht zur Einführung von RIOS

Ausgangssituation

Das Berufsbildungswerk (BBW) Waldwinkel in Aschau am Inn ist eine Einrichtung für junge Menschen mit körperlichen Behinderungen und/oder mit psychisch bedingten Leistungs- und Anpassungsstörungen. Die Rehabilitanden werden von der Arbeitsagentur vermittelt und erhalten im BBW ihre Erstausbildung. Außerdem gibt es auch Maßnahmen zur Berufsvorbereitung. Das oberste Ziel des BBW ist die berufliche Eingliederung der Absolventen in den ersten Arbeitsmarkt. Entsprechend dem Leitbild der Salesianer Don Boscos – „damit das Leben gelingt!“ – wollen sie die jungen Menschen ganzheitlich fördern.

Träger des BBWs ist die Deutsche Provinz der Salesianer Don Boscos, eine katholischen Ordenskongregation. In Waldwinkel sind die Salesianer Don Boscos seit 1950, um im Rahmen der Jugendhilfe vor allem sozial benachteiligten jungen Menschen eine Ausbildung zu ermöglichen. Seit 1973 fungiert die Einrichtung als BBW der beruflichen und gesellschaftlichen Rehabilitation junger Menschen mit Behinderungen.

Das Berufsbildungswerk Waldwinkel beschäftigt derzeit durchschnittlich 220 Mitarbeiter, woraus 180 Mitarbeiter aus dem Bereich Reha und Verwaltung sind. Im Durchschnitt sind ca. 300 Rehabilitanden im Haus, die dort individuell gefördert werden.

Das Berufsbildungswerk umfasst viele Bereiche, die ineinandergreifen und zusammen organisiert werden müssen. Kontaktdaten von Rehabilitanden, anderer Unternehmen, Kostenträgern, Mitarbeitern, etc. müssen verwaltet werden. Bildungsmaßnahmen für die Rehabilitanden, sowie individuelle Reha-Verläufe und Förderpläne müssen erstellt und gemanaged werden. Internate für die Teilnehmer müssen geführt, Leistungen abgerechnet und Daten für die Planung und Analyse stets aufbereitet werden. Im gesamten Arbeitsprozess fallen dabei unzählige Dokumente an, die von verschiedensten Stellen, wie dem medizinischen Personal, dem Verwaltungspersonal, den Ausbildern, etc. im Unternehmen genutzt werden und deshalb immer übersichtlich strukturiert werden müssen.

Um die Arbeitsprozesse und vor allem die Zusammenarbeit der verschiedenen Bereiche zu unterstützen, hat das Bildungswerk Waldwinkel ursprünglich die gesamte Verwaltung mithilfe einer selbst entwickelten Softwarelösung auf Basis von Microsoft Navision durchgeführt. Die Anforderungen an das Software-System wuchsen jedoch von Jahr zu Jahr immer weiter an. Vor allem durch die gestiegenen Anforderungen in der Dokumentation und Abrechnung musste das alte System ersetzt werden. Es erfüllte zwar bisher seinen Zweck, zeigte aber mit der Zeit auch seine Schwachstellen: In der Dokumentation war es unflexibel, neue Schnittstellen zu anderen Systemen wie eM@w waren nicht vorhanden, die Gestaltung individueller Reports war möglich, aber nicht mehr zeitgemäß und die Verwaltung von Stammdaten, des Internats und der Maßnahmen sollte optimiert und umfänglicher werden – kurz: die sehr branchenspezifischen Prozesse beruflicher Bildung sollten effizient und zielgerichtet unterstützt werden.

Um die immer komplexeren Aufgaben im BBW abzudecken, wurde deshalb bereits in früherer Zeit versucht, ein anderes System einzuführen. Dies schlug jedoch nach kurzer Zeit fehl, da man schnell bemerkte, dass die Anforderungen damit nicht erfüllt werden konnten. So blieb man vorerst aus Ermangelung einer passenden Lösung bei der Eigenentwicklung. Schließlich entsprach das vorhandene System den Ansprüchen bisher am besten. Trotzdem suchte man weiter nach einem passenden System. Die Weiterentwicklung der Eigenlösung war nicht mehr möglich, denn die Mitarbeiter der hauseigenen IT-Abteilung hatten andere Kernaufgaben. Die stetig wachsenden und immer komplexer werdenden Anforderungen der Software konnten von ihnen vor allem zeitlich aber auch fachlich nicht optimal gelöst werden. Eine professionelle Lösung musste gefunden werden. Aus diesem Grund wurden immer wieder unterschiedliche Softwarelösungen aus diesem Bereich verglichen.

Findet man erst das Richtige, geht die Umsetzung schnell

Eine passende Lösung zu finden gestaltete sich anfangs schwer. „Die einen Anbieter waren zu klein und deckten die Aufgaben nicht komplett ab, die anderen waren zu groß und umfangreich, wodurch sie für Kliniken und medizinische Einrichtungen aber nicht für ein BBW passten“ so Herr Brugger, Leiter der IT im BBW Waldwinkel.

Schließlich stieß man auf die Softwarelösung RIOS der Halvotec Information Services GmbH. „Das Produkt war sehr nah am BBW dran“ so Herr Brugger. „Von Haus aus konnte es nahezu alles, was wir gesucht haben auch abbilden.“ Es ermöglicht eine umfassende Stammdatenverwaltung, sowie natürlich die Internats- und Maßnahmenverwaltung. Zudem ist es sehr flexibel im gesamten Dokumentenmanagement. Egal ob Worddokumente, Notizen oder QM-Objekte, alles kann in RIOS genutzt werden. Es ist flexibel genug, um alle Anforderungen aus den verschiedenen Bereichen, wie Berufsvorbereitung oder Ausbildung, optimal zu erfüllen. Wichtig war desweiteren, dass es alle benötigten Schnittstellen, wie beispielsweise eM@w, beinhaltete und auch in der Abrechnung und Datenanalyse unkompliziert genutzt werden konnte.

Deshalb fiel die Entscheidung schnell auf die Softwarelösung RIOS – und genauso schnell wurde das Projekt in die Tat umgesetzt. Im März 2010 fand der erste Workshop zur Klärung der genauen Anforderungen im Haus statt. Bereits kurze 5 Monate später, wurde RIOS im Unternehmen live geschaltet.

Die Umstellung verlief ohne Probleme. Die Begleitung und Betreuung durch Halvotec während der Projektumsetzung wurde als durchaus positiv beurteilt: „Die Erreichbarkeit der Mitarbeiter war einwandfrei. Schnell merkte man, dass die Mitarbeiter wissen, was sie tun. Die Qualität der Arbeiten war tadellos. Die Schulungen des IT Personals waren gut und der Zielgruppe entsprechend.“ Die Schulung der Mitarbeiter durch Halvotec auf das neue System war nicht nötig, da RIOS einfach und intuitiv genutzt werden kann. Die Anwender wurden ausschließlich hausintern durch die eigenen IT Mitarbeiter geschult. Das gesamte Projekt verlief sehr gut und „es gab nichts zu meckern“ bestätigte Herr Brugger.

Am 1. August 2010 wurde das System in den Realbetrieb übernommen. „Zuerst dachte ich, dass mein Telefon am ersten Tag der Umstellung heiß läuft“, so Herr Brugger „aber ich hatte relativ viel Ruhe“. Die Nutzung des Systems durch die Mitarbeiter erfolgte ziemlich reibungslos. Natürlich mussten sich die Mitarbeiter anfangs erst an die Umstellung in ihren gewohnten Arbeitsprozessen gewöhnen. „Wenn man ein System jahrelang genutzt hat, dauert es ein bisschen, bis man seine Gewohnheiten umgestellt hat.“ RIOS wurde jedoch von den Mitarbeitern positiv aufgenommen und die Umstellung erfolgte sehr schnell.

Auch nach der Umstellung sind die Mitarbeiter im BBW Waldwinkel mit RIOS äußerst zufrieden. Es hält alle Versprechungen und wird allen Anforderungen gerecht. Es erfüllt die Stammdaten-, Internats- und Maßnahmenverwaltung umfassend, die individuelle Förderung der Rehabilitanden wird unterstützt und vereinfacht. Einen besonderen Vorteil bieten die flexiblen Dokumentationsmöglichkeiten in RIOS sowie die individuellen Report-Möglichkeiten.

Auf die Frage, ob Herr Brugger RIOS an andere BBWs weiterempfehlen würde, antwortete er mit einem klaren „Ja, ohne Einschränkung“.

>> Hier können Sie den Bericht als PDF-Datei downloaden.

Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.