Im Lauf der letzten Jahre ist in Organisationen eine riesige Menge unstrukturierter Inhalte bestehend aus Dokumenten, E-Mail-Nachrichten, Videos, Sofortnachrichten, Webseiten und vielem mehr entstanden.

Diese Inhalte liegen oft in einem Zustand vor, der sich am besten als ungeordnetes Chaos beschreiben lässt. Dies verhindert, dass eine Organisation diese wertvollen Informationen einsetzt, um die gemeinsame Nutzung von Wissen, bessere Kommunikation mit Kunden und höhere Prozesseffizienz zu erreichen.

Mit Enterprise Content Management (ECM) erhalten Sie eine Schlüsselkomponente der Infrastruktur einer Organisation, mit der Unternehmen sich diesen Herausforderungen stellen können.
Aufbauend auf einer gut integrierten Plattform, erreicht die Inhaltsverwaltung mit ECM von Microsoft durch ihre Integration in vertraute Tools wie Microsoft Office System nun wirklich jeden Informationsarbeiter in der Organisation. Eine professionelle ECM-Lösung kann Unternehmen bei Folgendem helfen:
 

Verwaltung unterschiedlicher Inhalte

Die Möglichkeiten zur Dokumentverwaltung, die eine integrierte ECM-Lösung bietet, können Organisationen helfen, unterschiedliche Inhalte aus verschiedenen freigegebenen Dateispeichern und persönlichen Laufwerken in einem zentral verwalteten Datenspeicher mit einheitlicher Kategorisierung zu konsolidieren. Die integrierten Suchmöglichkeiten können die Benutzer dabei unterstützen, diese Informationen zu finden und gemeinsam zu nutzen. IT-Organisationen können den Inhalt in diesem zentral verwalteten Repository vor unberechtigtem Zugriff schützen.

Die integrierten Funktionen für die Zusammenarbeit, wie z. B. automatisierte Workflows, helfen den Benutzern besser zusammenzuarbeiten. Sie können Dokumente in besser strukturierter Weise erstellen, überarbeiten und genehmigen. Auf diese Weise müssen Sie nicht mehr ausschließlich E-Mail für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten verwenden. Mitarbeiter im Außeneinsatz können diese Dokumente auch offline verwenden, wenn sie nicht mit dem Netzwerk verbunden sind.

Schaffen von Konformität und Erfüllen gesetzlicher Anforderungen

Eine qualitative ECM-Lösung beinhaltet zudem integrierte Funktionen für die Datensatzverwaltung, mit denen Organisationen die Möglichkeit gewinnen, geschäftliche Unterlagen in ihrem endgültigen Zustand zu speichern und zu schützen. Mithilfe der für diese Datensätze geltenden Ablaufrichtlinien lässt sich sicherstellen, dass die Datensätze über den geforderten Zeitraum aufbewahrt werden und den Bestimmungen der entsprechenden Gesetze und Unternehmensrichtlinien entsprechen. Auf diese Weise wird das Risiko für Unternehmen reduziert. Überwachungsprotokolle ermöglichen den Nachweis gegenüber der internen Revision und externen Prüfern, dass die Datensätze ordnungsgemäß aufbewahrt wurden.

Effiziente Verwaltung mehrerer Websites

Die integrierte Webinhaltsverwaltung ermöglicht Benutzern das Veröffentlichen von Webinhalten mithilfe eines benutzerfreundlichen Dokumenterstellungstools sowie eines integrierten Genehmigungsprozesses. Hiermit lässt sich sicherstellen, dass Inhalte zeitgerecht und ohne größere Belastung des IT-Personals zu Websites hochgeladen werden. Eine einzige Infrastruktur für Bereitstellung und Verwaltung für Intranet-, Extranet- und Internetsites – sowie auch für mehrsprachige Sites – senkt die Kosten und die Komplexität für die IT-Abteilungen.

Optimieren von Geschäftsprozessen

Diese Möglichkeiten bietet Microsoft auf der Grundlage einer einzigen, integrierten Infrastruktur für Unternehmensproduktivität. Hierdurch wird der Verwaltungsaufwand für die IT-Organisation deutlich reduziert, denn sie verfügt nun über eine einheitliche Palette von Tools und Methoden zum Verwalten der Lösung. Durch die enge Integration in vertraute Tools wie Microsoft Office System kann die Microsoft ECM-Lösung Sharepoint diese Möglichkeiten in einfacher Weise allen Informationsarbeitern innerhalb der Organisation zur Verfügung stellen. Hierdurch sinkt die Belastung der Benutzer, denn diese müssen keine neuen Tools erlernen oder ihre Arbeitsweise ändern, um in die Strategie des Unternehmens für die Inhaltsverwaltung eingebunden zu werden.